Work At The Morrin Centre

Work At The Morrin Centre

The Literary and Historical Society of Quebec have been in touch and are looking for an administrative assistant…

Administrative Assistant
Literary and Historical Society of Quebec – Morrin Centre

The Literary and Historical Society of Quebec is seeking a bilingual, dynamic person with a strong sense of initiative to become its Administrative Assistant. As the Centre’s first line of contact with the public, the Administrative Assistant will provide high quality customer service to the Centre’s members and visitors. The successful applicant will play a large role in the Centre’s rentals, which includes reservations, tracking and logistics.

He/she will carry out administrative duties such as answering telephones, distributing mail, etc. Under the supervision of the Executive Director, the Administrative Assistant will ensure that office is adequately stocked with office and other supplies.

He/She will assist the Executive Director in the preparation of meetings, draft correspondence and aid in the revision of documents, such as press releases, letters, etc.

Education — Diploma in secretarial studies or a related discipline. An acceptable combination of education and work experience may also be considered.

Qualities – Trustworthiness, enthusiasm, self-starter, strong sense of initiative, flexibility, and genuine interest for people and the cultural sector.

Skills – The successful applicant must be fluently bilingual and have excellent written skills in either English or French and a high level of proficiency with the Microsoft Office suite (Word, Excel, Access, Publisher).

He/she will have strong intercommunication and interpersonal skills, with a conscientious customer service focus.

An excellent sense of organization and priority management skills is essential. The successful applicant will be capable of working rapidly and under pressure. He/she must be proactive and have a strong sense of initiative.

Work Experience – 2 to 3 years of experience as an administrative assistant or in a related field.

Experience in working with volunteers. Knowledge of local English-speaking community will be considered an asset.

Please note: This position may require working on a flexible schedule, including occasional night and weekend engagements.

To apply for this position, please forward a cover letter in French and a cover letter in English as well as your resume to admin@morrin.org.

We thank you for your interest in this position and our organization. Only candidates selected for an interview will be contacted.

Our Organization: Founded in 1824, the Literary and Historical Society of Quebec is the first learned society in Canada. Its history is linked to the intellectual development of the nation. Recently, the Society has reassessed its mission and is now the main promoter and driving force behind the Morrin Centre project.

Adjoint(e) administratif(ve )
Literary and Historical Society of Quebec – Morrin Centre

The Literary and Historical Society of Quebec est à la recherche d’une personne bilingue pour combler un poste d’adjoint(e) administratif(ve). La personne recherchée devra faire preuve de dynamisme et d’esprit d’initiative.

Sous la supervison directe du directeur exécutif, l’ d’adjoint(e) administratif(ve) assure un soutien administratif dont les diverses responsabilités incluent, entre autres, l’envoi et réception du courrier, la gestion des fournitures de bureau, la rédaction et saisie des textes, l’envoi de courriels, le classement, etc. La personne choisie travaillera en étroite collaboration avec le directeur executif et offrira son support dans la préparation de réunions, rédaction de la correspondance, relecture et révision de documents, communiqués de presse, etc.

En charge de l’accueil téléphonique et physique du public, l’adjoint(e) administratif(ve) est responsable de fournir le plus haut service de qualité aux membres et visiteurs du Centre. De plus, l’adjoint(e) administratif(ve) jouera un rôle important dans la location de salles du Centre, ce qui inclut les réservations, le suivi des dossiers et la gestion logistique des locations.

Formation – Diplôme d’étude en secrétariat ou dans une discipline adéquate. Une combinaison de formation et d’expérience professionnelle pertinente sera également considérée.

Qualités – Intégrité, enthousiasme, autonome, multitâche, sens de l’initiative, pro-activité, flexibilité, qualités interpersonnelles et intérêt pour le milieu culturel. Une connaissance de la communauté anglophone de Québec sera considérée comme un atout.

Compétences – Le candidat doit être parfaitement bilingue, à l’oral et à l’écrit et détenir une excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, Publisher). Il devra posséder de très bonnes qualités interpersonnelles et de communication et être orienté client. La personne choisie devra être organisée et être capable de gérer efficacement les priorités. Elle devra avoir des aptitudes à travailler sous pression et dans des délais courts.

N.B. – Ce poste pourrait nécessiter de travailler occasionnellement le soir ou les fins de semaine.

Pour postuler, veuillez nous transmettre une lettre de présentation en français et une lettre de présentation en anglais,
ainsi qu’un curriculum vitae à l’adresse courriel suivante : admin@morrin.org

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à ce poste et à notre organisation cependant, seuls les candidats retenus seront contactés.

Fondée en 1824, la Literary and Historical Society of Québec fut la première société savante au Canada.
Son histoire témoigne du développement de la vie intellectuelle de la nation. Récemment, la Société a redéfini sa mission. Elle est maintenant le principal promoteur d’un projet de centre culturel, le Morrin Centre.

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